Главная / Статьи / Составление описи документов

Составление описи документов

3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда


3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебныхколлегий, судебных составов, структурных подразделений судаи сводных описей дел суда3.1.

Опись дел (опись электронных дел) — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры.Объектом описания в описи дел (описи электронных дел) является дело (электронное дело).3.2. Описи дел (сводные описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений) составляются отдельно на:судебные дела постоянного хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел постоянного хранения, описи гражданских дел постоянного хранения, описи административных дел постоянного хранения);дела общего делопроизводства постоянного хранения;судебные дела временного (свыше 10 лет) срока хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи гражданских дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи административных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения);дела общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения;дела по личному составу.Аналогичные описи составляются на электронные дела.3.3.

На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, структурном подразделении.При уничтожении таких дел в графе «Примечание» проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.3.4. Описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 3 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.По

Опись документов в гражданском деле

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Утверждение суда первой инстанции о направлении спорного судебного акта в адрес заявителя на адрес его электронной почты в составе такой корреспонденции ДД.ММ.ГГГГ также не состоятельно ввиду недостаточности информативной наполненности электронного письма, — исходя из содержания темы, направлялось два судебных акта, тогда как в приложении указан прикрепленным один документ (т.

1 л.д. 190), а указание на повторное направление истцу почтой России ДД.ММ.ГГГГ требуемого документа со ссылкой на л.д. 272 не отвечает требованиям достоверности, поскольку том 1 настоящего гражданского дела такого количества листов не содержит, что подтверждается внутренней описью документов, находящихся в деле.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Вопреки утверждениям заявителя, имеющееся в материалах дела решение Верх-Исетского районного суда г.

Екатеринбурга от 29.08.2016 выполнено на 6 листах (т. 1 л. д. 112 — 117), что соответствует описи находящихся в деле документов.

Именно он являлось предметом судебной проверки суда второй инстанции, что отражено в апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Свердловского областного суда от 26.01.2017. Предоставленная должником копия судебного акта, аналогичного содержания, но выполненная на 4 листах, не свидетельствует о внесении каких-либо изменений в текст решения Верх-Исетского районного суда г. Екатеринбурга от 29.08.2016. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Наибольший интерес для государственных архивов представляют документы судов, формируемые в описи N 1 дел постоянного хранения.

Это наряды управленческой документации суда.

Их расположение в описи должно соответствовать порядку расположения наименований документов в номенклатуре дел суда.
Однако, исходя из степени важности содержания

Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

30 июля 30 июля 2021 Автор При участии Потребность в том, чтобы зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами.

Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре. Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится. И в этом случае на выручку приходит опись.Содержание Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору.

И в этом случае на выручку приходит опись.Содержание Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору.

К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации. Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде.

Особенно если это происходит по обычной электронной почте.

Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно. В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров.
В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров.

Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.

При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде.

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

  1. в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).
  2. в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации.

Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В последнем

Внутренняя опись документов личного дела

31128 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

  1. Бланк и образец
  2. Проверено экспертом
  3. Бесплатная загрузка
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

  1. опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
  2. опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях:

  1. описи фонда пользования, закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).
  2. описи документов, дел организации, т.е.

    сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;

  3. описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
  4. описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные;

Виды описей, которые входят в состав обязательных учетных документов организации, имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета.

Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. ■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16); • опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17); • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18); • опись дел структурного подразделения (Приложение 23); • опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16); • опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17); • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18); • опись дел структурного подразделения (Приложение 23); • опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24). ■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила).

В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п. Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2); • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3); • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

Опись передаваемых документов: скачать образец 2020 года

В законодательстве нет унифицированной формы описи передаваемых документов. Однако в шаблон включают названия компаний, список бумаг и их количество. Так вы избежите споров, если какие-то бумаги потеряются.

Отдельные правила действуют для документов для ИФНС. Готовый образец 2020 года можно скачать по ссылке ниже. Унифицированной формы описи нет.

Ее составляют в свободной форме. Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:

  1. дата составления;
  2. наименование организации-получателя;
  3. причина передачи документов;
  4. наименование организации-отправителя документов;
  5. перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
  6. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
  7. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
  8. общее количество листов;

Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия. Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.

Вам также может быть интересно, Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:

  1. на бумаге — лично или по почте заказным письмом;
  2. электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).

Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер. Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему.

Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам.

Среди частым можно выделить три:

  1. запрос проверяющих органов;
  2. передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;

Правила составления описи документов для ИФНС и контрагентов

При передаче документов в налоговую инспекцию или контрагентам необходимо зафиксировать этот момент на бумаге. Если документ передается только один, то на его втором экземпляре можно поставить штамп о приеме.

Но если передается пакет документации, то так уже поступить нельзя.

И в этом случае требуется составлять опись. Цель формирования описи документов — фиксация факта передачи документов адресату (госорганам или контрагентам).

Обычно опись составляют в случаях, когда необходимо передать не один документ, а сразу несколько в комплекте. Наиболее часто опись создается при работе с бумажными документами. Но она может формироваться и при пересылке сведений в электронном формате, особенно если обмен производится через обычную электронную почту.

Обменивайтесь с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет с помощью Каких-либо законодательных норм или требований по заполнению описи документов нет. Соответственно, в зависимости от цели подачи документов могут применяться как унифицированные формы описи, так и разработанные самостоятельно принимающей или передающей стороной.

Однако в описи документов обязательно должна быть информация о наименовании и реквизитах каждого передаваемого документа, а также сведения о количестве экземпляров. Кроме того, вполне можно указать и иную необходимую информацию — количество листов в документе, общее количество листов всех документов, основания передачи и др.

Кроме того, вполне можно указать и иную необходимую информацию — количество листов в документе, общее количество листов всех документов, основания передачи и др.

При взаимодействии с ИФНС опись нужно составлять только при передаче бумажных документов.

Каких-то особых требований к ней в законодательстве не установлено, поэтому опись можно составлять в произвольном виде. При этом опись может быть или отдельным документом, или включаться в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 г.

№ Важно! Если в ИНФС направляются электронные документы, опись не составляется, поскольку состав документов фиксируется используемым программным обеспечением. В содержании

3.7. Составление и оформление описей дел

Документ не применяется 3.7.1.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.Архивная опись (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.

По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.3.7.3.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:порядковый номер дела (тома, части) по описи;индекс дела (тома, части);заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;даты дела (тома, части);количество листов в деле (томе, части);срок хранения дела.3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;каждое дело вносится в опись под самостоятельным

Как правильно составить опись передаваемых документов

25 Июля 2019 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  1. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  2. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм. Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации.

Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  1. наименование организации, откуда исходит документация;
  2. дата составления перечня;
  3. наименование организации, куда передается пакет;
  4. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
  5. общее количество листов для передачи;
  6. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Описи

Очистить Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета.

Ее оформление – это окончательный этап обработки документации.

Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее.

В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее. Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  1. Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  2. Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  3. Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив.

Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах.