Главная / Статьи / Сопроводительное письмо к пересылаемым документам

Сопроводительное письмо к пересылаемым документам

Сопроводительное письмо


«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя?

: • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ. к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.

Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; • Организационно-распорядительная документация.

Сопроводительное письмо с описью документов образец.

правила составления делового письма

Содержание

  • Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

    Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

    Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

    Чаще всего сопровождение оформляется:

    1. к документации в налоговую инспекцию;
    2. к кадровой документации.
    3. к акту сверки;
    4. к коммерческому предложению;
    5. к договору на подпись;
    6. к исполнительной документации;
    7. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
    8. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);

    Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

    Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015).

    Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации). Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату.

    Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

    Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью. Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003.

    Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003.

  • Сопроводительное письмо к документам

    21647 В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам.

    Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

    1. Бесплатная загрузка
    2. Проверено экспертом
    3. Онлайн просмотр
    4. Бланк и образец

    ФАЙЛЫ Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств.

    Указанные письма обычно отправляют:

    1. к декларациям в ФНС, ФСС;
    2. к договору на подпись контрагентам;
    3. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
    4. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
    5. к коммерческому предложению;

    Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию. Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер.

    Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма.

    Это одна из важных функций такой корреспонденции. Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается.

    Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

    Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания. Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов.
    При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов.

    Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент. При подписании письма нужно помнить об этике делового общения.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

    • Документы

    Сопроводительное письмо к документам является приложением к различным бумагам.

    Оно содержит наименование отправляемого договора или документа, а также действия получателя. Подобное письмо относится к деловой документации и нередко сопровождает договор. Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии.

    Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета. В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.

    Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

    1. Подтверждении какого-либо события;
    2. Обозначении перечня предоставленных бумаг;
    3. Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.
    4. Определении дальнейших действий адресата;

    Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом.

    Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие.

    Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий.

    Сопровождение уместно при отправке:

    1. Коммерческих приложений;
    2. Договора на подпись;
    3. Документации в налоговую;
    4. Акта сверки;
    5. Отчетов в контролирующие органы;
    6. Кадровых документов;
    7. Исполнительной документации и др.

    Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой. Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги. Одна из главных функций письма – перечисление документов.

    В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений.

    Как оформить письмо

    › › Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

    Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

    • получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.
    • Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
    • список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;

    Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

    1. Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.
    2. Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
    3. Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;

    Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

    1. сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
    2. текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
    3. текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

    Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

    Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

    1. Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».
    2. Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
    3. Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;

    Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

    Сопроводительное письмо к договору

    3571 Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами.

    В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо.

    В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.

    1. Бесплатная загрузка
    2. Бланк и образец
    3. Онлайн просмотр
    4. Проверено экспертом

    ФАЙЛЫ Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.

    Функции такого письма:

    • Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
    • Подтверждение факта отправки важных документов.
    • Напоминание о сроках исполнения действий.
    • Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.

    Письмо должно иметь исходящий номер.

    Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе. Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом. Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота.

    Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю. Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его.

    Это делается для подтверждения получения бумаг.

    Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем. Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.
    Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.

    Примеры написания сопроводительного письма к документам — образцы для налоговой, ФСС, суда

    » » Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 11.06.2021 Отправляя документы в различные структуры и организации, прикладывается сопроводительное письмо, которое поясняет перечень документации, их назначение, а также подтверждает факт и дату отправки. В статье представлены образцы оформления данного бланка при отправке документации, а также даны рекомендации по их правильному оформлению.

    Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.

    В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции.

    Однако на практике оно достаточно часто используется.

    При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют. Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:

    • Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
    • Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
    • Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
    • Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
    • Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.

    Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.

    Сопроводительное письмо о направлении документов: как оформить, бланк

    › На чтение16 мин.

    Просмотров2799 Обновлено 28.01.2021 Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

    1. Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
    2. В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.
    3. Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.

    Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует.

    Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.
    Данное письмо составляется в произвольной форме , однако нужно учесть некоторые моменты:

    1. Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
    2. В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
    3. Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя.
    4. В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.

    Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

    Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

    1. Сервисы:

    Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке.

    Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо. 5 января 2019 Автор: Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

    Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

    Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке. Чаще всего сопровождение оформляется:

    1. к документации в налоговую инспекцию;
    2. ;
    3. к кадровой документации.
    4. к акту сверки;
    5. к исполнительной документации;
    6. к коммерческому предложению;
    7. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
    8. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);

    Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

    Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать ().

    Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации). Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

    Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

    Soprovoditelnoe-Pismo.ru

    Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам.

    При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности. Содержание И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

    Внимание!Пример документа можно изучить в конце статьи! Список опубликован по приведенной ссылке.

    Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

    1. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
    2. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
    3. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
    4. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
    5. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;

    По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

    1. получателя.
    2. канала отправки сообщения;

    В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

    В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

    1. электронные;
    2. написанные вручную;
    3. передаваемые на бумаге.

    При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Опубликовано 15 января 2019 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки.

    Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

    Содержание Единой унифицированной формы письма не существует.

    Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

    ? Начнем с основных правил:

    1. на фирменном бланке;
    2. с указанием даты и регистрационного номера.

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить. Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович! Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

    Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

    В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.