Главная / Статьи / Регистрируются ли служебные записки

Регистрируются ли служебные записки

Регистрируются ли служебные записки

Нужно ли регистрировать служебные записки как входящие. докладные, служебные записки и справки в чем


Содержание Войти через социальные сети Главная / Журналы / Секретарское дело / Статьи «СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО» № 08/2014 Ольга Моисеенко, научный редактор журнала Обязательна ли регистрация докладных и объяснительных записок? В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Регистрация внутренних документов осуществляется централизованно, в службе ДОУ (п.

139.4 Инструкции по делопроизводству). Децентрализованная система регистрации документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений или в тех случаях, когда речь идет о специфических видах документов (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т.д.). Таким образом, докладные и объяснительные записки подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ.

Хотелось бы обратить особое внимание на то обстоятельство, что если докладная записка является одним из документов, при помощи которых организация будет доказывать в суде правомочность своих действий (например, в делах по трудовым спорам), суд вправе поставить под сомнение подлинность документа и отклонить его рассмотрение, если он не будет зарегистрирована в порядке, установленном нормативными документами. Как должна выглядеть форма журнала регистрации докладных (объяснительных) записок?

При разработке формы журнала регистрации докладных (объяснительных) записок можно использовать форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, приведенную в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству, при необходимости дополнив ее нужными вам графами. При незначительном объеме внутренних документов их регистрация может осуществляться в регистрационных формах исходящих документов (п.142.2.Инструкции по делопроизводству). В соответствии с п.

Журнал регистрации записок, представлений

Основание для составления журнала регистрации служебных записок и представлений Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль.

Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению. По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ). Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников. Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

  1. все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
  2. из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.
  3. по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;

Журнал регистрации служебных записок

Содержание Журнал регистрации актов существует для фиксации факта наличия конкретного рода документации.

Для государственных учреждений он является обязательным к заполнению. Частные компании ведут его только по необходимости.

В них отношение к подобного рода журналам гораздо проще. Тем не менее эти отметки могут пригодиться при отстаивании позиции фирмы в судебных инстанциях, при разного рода проверках. Обычно журнал регистрации актов вводят в систему документооборота компании, когда актов составляется большое количество.

Если впоследствии будет необходимо найти конкретный акт, то с журналом это можно будет сделать оперативно. Так как разновидностей актов множество, то и журналов их регистрации также очень много.

Если одного вида актов, например, проверок по охране труда, в организации составляется большое количество, то логично будет ввести для них специальный журнал. И так со всеми разновидностями.

Бывают случаи, когда в один журнал помещается множество разных видов актов. Такая практика распространена в малых и микроорганизациях. Различают следующие виды актов: Испытаний чего-либо. Систем, образцов, технологий. Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы.

Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы. Регистрационные. Передачи. Во временное пользование или между подразделениями одной и той же компании. Уничтожения материальных ресурсов или документов.

Разрешающие какие-либо действия. Запретительные. Ревизии. Предоставленных услуг и выполненных работ, в них перечисляются конкретные действия организации подрядчика.

Нарушения каких-либо правил, принятых в стране, регионе или компании. Инвентаризации. Этого вида акты составляются специально созванной комиссией. Учредительные. Акты сверки. Бумаги о признании чего-либо.

Регламентирующие и конкретизирующие. Акты по расследованию причин аварий и несчастных случаев.

3.14. Служебные, докладные, объяснительные записки

3.14.1.

Докладные, служебные, объяснительные записки, справки, представления относятся к внутренним документам. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания организационно-распорядительных документов.3.14.2. Докладные и служебные записки создаются по инициативе сотрудника или по заданию его непосредственного руководителя.Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу, а служебные записки — на горизонтальном.3.14.3.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю вышестоящего уровня (Министру, его заместителю, руководителю структурного подразделения) с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения с целью информировать руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ, побудить руководителя принять конкретное решение.Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции сотрудника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование сотрудников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и т.д.Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.3.14.4.

Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т.е.

внутреннее деловое письмо.Служебная записка предназначена для координации действий подразделений и сотрудников внутри Министерства, оперативного обмена документированной служебной информацией.

Регистрация служебных записок

Рубрика: Ответов: 34 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте.

[e-mail скрыт] Российская Федерация Написал 41 сообщение Репутация:

8 июня 2010, 11:58 Оценок нет Добрый день! Нужен совет. У нас в организации служебные записки часто пишутся на имя ген.

директора. Я их регистрирую как вход. корреспонденцию. Правильно ли это?

Спасибо. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Пенза Написал 886 сообщений Репутация: 8 июня 2010, 12:00 Татьяна писал(а):Добрый день!

Нужен совет. У нас в организации служебные записки часто пишутся на имя ген. директора. Я их регистрирую как вход. корреспонденцию. Правильно ли это?

Спасибо. не правильно, служебная записка — это внутренний документ, а не входящий Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Пой, как будто никто не слышит! Танцуй, как будто никто не видит!

Живи, как будто на земле рай! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Российская Федерация Написал 223 сообщения Репутация: 8 июня 2010, 12:00 Нет, эта внутренняя переписка, её не надо регистрировать. Можно просто где-то помечать для себя, чтоб не потерялось ничего.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления. Сегодня буду доброй. Никаких гадостей и цинизма.

Записки

Очистить Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями.

Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг. Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений.
Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений.

Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб. Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании.

Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения. Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

  1. Извещение о чем-либо.
  2. Формирование инструкций.
  3. Поиск пути решений проблемы.
  4. Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
  5. Объяснение той или иной вещи.
  6. Согласование предстоящей работы.
  7. Согласование с сотрудниками или руководителями.
  8. Запрос необходимых сведений.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения.

Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом.

К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству. Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы.

Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы.

Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы.

Служебная записка

Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года относится к одному из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия руководителя компании и ее сотрудников.

Это внутренний документ, при помощи которого можно:

  1. запросить нужную информацию или получить инструкцию;
  2. согласовывать намеченные действия;
  3. внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
  4. сопроводить иное сообщение;
  5. сделать необходимое объявление.
  6. уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
  7. быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
  8. списать денежные средства;

Благодаря служебной записке должностное лицо сможет показать, что возникшая ситуация находится под его непосредственным контролем В тексте этого документа, составленного на стандартном листе формата А4, указывается информация о целях, оформленная в виде просьбы, заявки или предложения. Это может быть связано с проведением встреч, перемещением, поощрением или наказанием персонала, изменением в корпоративной культуре фирмы.

Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом.

С этого момента он вступает в силу до момента удовлетворения просьбы или отказа в этом. Обратите внимание! Жестких требований к составлению и оформлению служебных записок законодательство не устанавливает.

Порядок оформления каждая компания диктует самостоятельно с учетом специфики деятельности, закрепляя его в таком локальном нормативном акте, как инструкция по делопроизводству.

Читайте также Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской.

Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения.

Она позволяет в короткое время:

  1. уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  2. внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  3. побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал. Рассмотрим основные виды служебных писем:

  1. о направлении в служебную поездку или командировку;
  2. о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  3. о премировании сотрудников.
  4. о запросе информации;

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения.

Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк.

Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  1. описание сложившейся
  2. вносится дата его составления и номер;
  3. бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  4. далее указывается наименование документа;

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы.

Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению. Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах.

Попробуем их сформулировать сами. Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. содержит выводы и предложения составителя
  2. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).

В ЧЕМ РАЗНИЦА? Служебные, докладные и объяснительные записки

1 марта 20196,2 тыс. прочитали12 тыс. просмотров публикацииУникальные посетители страницы6,2 тыс. прочитали до концаЭто 50% от открывших публикацию2 минуты — среднее время чтения Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.Кому пишется: вышестоящему лицу.

Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  1. Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  2. Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  3. Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом.

Как составить служебную записку

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно. Люк де Вовенарг Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки. Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений?

Возможные причины: • низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота; • отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации; • наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д. Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов.

Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е.