Главная / Статьи / Как сшить регистраторы папки с документами

Как сшить регистраторы папки с документами

Как сшить регистраторы папки с документами

Оглавление:

Приложение N 20. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение


Приложение N 20ПРАВИЛАОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕНА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕОформление дел на бумажном носителе, подлежащих передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления, предусматривает [89]:- подшивку документов в дело или переплет дела;- нумерацию листов в деле;- составление листа-заверителя дела;- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;- оформление реквизитов обложки дела.Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 22 к настоящим Методическим рекомендациям). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.На обложке дела указываются реквизиты:- наименование государственного органа, органа местного самоуправления (фондообразователя);- наименование структурного подразделения фондообразователя, делопроизводственный номер (индекс) дела (индекс дела по номенклатуре дел);- заголовок дела;- дата дела (тома);- количество листов в деле;- срок хранения дела и номер статьи по перечню;- архивный шифр дела.Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:- наименование государственного органа, органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования.

В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, государственный орган, орган местного самоуправления был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;- наименование структурного

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили.

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. на проверку.
  2. бухгалтерские;
  3. кадровые;
  4. архивные;

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.

Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по

Правила архивирования документов в организации

Нет времени читать? Оставьте почту — пришлём ссылку на статью Архивирование документов в организации проводится при наличии бумаг за прошлые календарные периоды.

Создание и работу архивов регулирует Федеральный закон № 125 от 22 октября 2004 года. Его положения распространяются на архивы, созданные внутри компаний.

Сотрудник, работающий в архиве и занимающийся архивированием, должен знать нормативную базу, которая касается сроков хранения документов.

Такие сведения нужно указывать на титульных листах дел.

Руководствоваться следует приказом Росархива № 236 от 20.12.19 года. В нем указаны сроки хранения управленческой документации. Например, бумаги по личному составу, созданные после 2003 года, хранят 50 лет, до 2003 года — 75 лет. Хранение и архивирование документов должно обеспечиваться всеми компаниями.

Хранение и архивирование документов должно обеспечиваться всеми компаниями. Архив в качестве отдельного структурного подразделения создают преимущественно крупные и средние предприятия, в которых значительный годовой документооборот.

Статус подразделения определяется Положением — это локальный нормативный акт, где отражены все условия архивирования и указана персональная ответственность должностных лиц, которые отвечают за подготовку документов и их хранение. Основные правила, которые следует соблюдать:

  1. если в архив поступают подшитые дела, необходимо, чтобы подшивка была оформлена методически по всем правилам;
  2. передача в архив бумаг должна осуществляться из каждого отдельного подразделения по описи;
  3. при нарушении сроков передачи бумаг в архив об этом следует информировать работодателя.
  4. передача на хранение должна производиться в соответствии со сроками, которые установлены федеральными законами;

Важно! Некоторые компании предпочитают создавать электронные версии архивов, однако многие документы действительны только в бумажной форме.

В связи с этим электронная архивация считается лишь удобным дополнением к обычной бумажной. Шаг 1. Подготовка Перед сдачей бумаг на архивное хранение их необходимо подготовить.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.
Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
  2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет?

Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

  1. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
  2. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  3. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.

  2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации

220073, г.Минск, пер. 1-ый Загородный, д.20 Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.

Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (далее — отдел кадров), в котором они заводились <*>. Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет <*>. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел.

Отметим, что такой документ должен быть в каждой организации <*>. Обратите внимание! По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно.

Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается <*>.

Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством <*>. Например, дело «Приказы по личному составу за 2021 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2020, но не позднее 31.12.2020.

Шаг 2. Готовим дела к передаче После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия <*>: 1.

Подшить (переплести) каждое дело. Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо <*>: — удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов; — подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести; — подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них.

При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.
Обратите внимание! Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте <*>.

2. Пронумеровать листы каждого дела. Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать.

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

» Автор Софья На чтение 9 мин. Опубликовано 14.03.2021Кажется, что тут такого – сшить документы?

Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку.

А еще ж и правила нужно знать!

Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

  • Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.
  • Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
  • Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
  • Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13).

Допускается до 5 ошибок в деле.На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

  • Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
  • Шов всегда проходит по левой стороне.
  • Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
  • Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
  • Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков).

Как правильно сшивать документы в соответствии с ГОСТом

С необходимостью сшивания документов сталкиваются работники всех организаций.

Важно соблюдать определённые требования того, как сшивать документы.

Существует ГОСТ по скреплению, нумерации и подписи важных бумаг. Неверно сделанная прошивка может создать проблемы, если пропадет какой-либо важный листок.

Список, включающий в себя бумаги, подлежащие к сшиванию, достаточно велик: бухгалтерский отчет, журнал доходов, домовой и кассовый отчёт, бланки или книга учёта. Все эти документы делят на:

  1. которые необходимо проверить.
  2. архивные;
  3. кадровые данные;
  4. бухгалтерские;
  5. финансовые;

Каждая папка с документами регистрируется в архиве и хранится в соответствии с требованиями устава. В соответствии с последними изменениями в законодательстве и делопроизводстве сшиваться должны те отчёты, которые необходимо хранить не менее 10 последующих лет.

Обязательным условием хранения является то, что документы должны быть заверены и утверждены подписью и печатью руководителя организации. После того как отчёты будут перепрошиты, заверены печатью и подписью, необходимо поместить папки с бумагами в архив. Архив — это учреждение или подразделение организации, которое занимается сбором, хранением, комплектованием, реализацией архивных документов.

Он может находиться как на территории самого предприятия, так и быть отдельной государственной структурой. В первую очередь, листы сшиваются для хранения. Многие отчёты и договоры необходимо хранить законодательно, другие же могут пригодиться компании в случае возникновения вопросов.

В любой работе с бумагами необходима систематизация.

Структурированные папки, пронумерованные страницы, которые хорошо сохранены, значительно облегчают поиск необходимой информации.

На данный момент не существует единой системы и регулирования правил сшивания. Однако, существует рекомендация, разработанная Росархивом, гласящая о том, шнуровать и нумеровать документы необходимо представлениям ГОСТа № 51141. Для того чтобы сшить документы, понадобятся следующие приспособления:

Как правильно подшивать документы?


25 мая 20217,8 тыс.

прочитали15 тыс. просмотров публикацииУникальные посетители страницы7,8 тыс. прочитали до концаЭто 50% от открывших публикацию2 минуты — среднее время чтенияСодержаниеВсем привет!

Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот. В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом.

В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов:• Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов;• Необходимо правильно начинать подшивать документы;•

Как сшивать документы

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним.

Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности.

и что для этого нужно — расскажем в нашей статье. Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  2. ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  3. Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  1. акты выполненных работ;
  2. авансовые отчеты;
  3. накладные;
  4. кассовая книга;
  5. штатное расписание;
  6. ведомости по заработной плате;
  7. приказы личного и общего состава;
  8. другие документы.
  9. путевые листы;
  10. счета — фактуры;

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами.

Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг. Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело».

Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4.

Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений. Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется.

Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

» » » »

Документы сшивают для обеспечения их целостности.

Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.

В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.

Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. штатное расписание;
  2. кассовая книга;
  3. акты выполненных работ;
  4. приказы (как общие, так и личные);
  5. ведомости.
  6. отчеты (например, авансовый отчет);
  7. счет-фактуры;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  1. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка
  2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  1. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).
  2. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

  1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010. Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.

При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например: Так как Общество не является организацией – источником комплектования

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

» 06.06.2021 Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола). Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать.

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с . Нюансы оформления закреплены в .

Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены. Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

  1. бухгалтерских.
  2. проверочных;
  3. кадровых;
  4. архивных;

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов. Классическая схема прошивки требует инструментов для работы.

Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат.

Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими. Самые распространенные способы подшивки:

  • В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
  • В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.
  • В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
  • В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.

Отверстия всегда формируют с левой стороны документа.

Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров).